泛微连锁商超采购管理方案：全组织统一、高效合规、业务协同

随着组织的发展、规模的扩大，门店和员工数量的增加，商超行业面临着效率的变革。

其中购买对整体效率有着很大的影响。

连锁超市需要为多个城市、多家门店提供采购和管理服务，从需求、货源、采购到配送，各个环节的效率应该如何提高？ 连锁超市采购管理的痛点：采购种类多、数量大、价差大、非标性强、产地分散； 食品等材料采购需要控制供应商资质和原材料质量采购相关工作量大，每月有大量合同、结算、开票工作； 如何消除现金流压力，掌握实时财务状况，规划现金流？ 采购中的物料、采购、合同、付款信息如何统一协调？ 通过全程数字采购管理系统，协同连锁企业超多，灵活协同其他第三方系统，建立集中式采购平台，实现一站式集中采购，实现采购业务资源共享业务协同，构建面向上下游一体化的数字采购平台

(连锁店超采购流程框架)

采购申请-采购订单-合同-支付全过程采购管理一、供应商全业务合作供应商引入连锁跨行业供应商数量众多。 为了提高效率，统一发送邀请邮件和外部网站自助注册方式，可以快速引入供应商，自助维护供应商信息，自动进行供应商数字化认证，自动识别供应商资格风险。

采购员也可以通过企业微信添加供应商，及时将供应商联系人同步到OA的供应商管理库中，并随时通过企业微信查看供应商信息。

(微信注册-企业微信添加联系人)

供应商信息管理供应商申请流程审批完成后，自动进入供应商库，可以统一维护查看供应商各类信息。 此外，可以统一管理供应商的证书，统一存档保存证书，查阅所有使用记录。

通过与第三方征信平台，实时反馈供应商征信，在供应商出现诉讼、信息变更、经营异常等情况时，系统能够及时提醒采购方，尽早做出相应的对策。

二、物料管理新产品需求申请连锁店往往增加采购物料以满足超市产品的更新。

泛微合作连锁店通过流程提出新材料样品申请，供应商在提供样品样品样品确认后，可以进入材料库。

(新品的需求申请)

制作材料库新品需求样品，经批准完成后生成材料信息； 您可以根据商店物料信息生成物料报表。

三.寻找采购来源管理采购需求。 根据各业务单元不同权限，分别展示历史交易、采购需求等关注信息。 采购专员定期发出采购需求，各部门采购专员负责申报，分层审批和汇总的采购需求汇总到池中，支持按物料类型合并和分解。

在通过流程启动申请并根据业务需求确定类型的申请单中，可以将多个物料、多个供应商关联起来，并且不同的物料可以做出不同的审批决策。

(申请)

申请业务处理及保证金凭证上传提供商可以在线进行申请，在可以上传投标保证金凭证、预审资料和报价信息等的申请时间过期之前，买家可以在线查看申请供应商信息，确认保证金的缴纳情况

预审业务采购员可以查看提交资格预审的供应商列表，下载供应商附件，并对供应商进行预审批准。

(预审工作)

询价流程在询价完成后，买家可以根据需要启动多次询价。 供应商可以在报价簿中进行多次报价操作，每次的询价结果都会记录在系统中。

在引用报价价格并请求报价后，购买者可以比较各部门的报价结果。 可以通过比价助手提供比价数据汇总、材料报价排名、数据招牌等信息，帮助进行比价评估。

在线协商系统支持在评审阶段开始谈判，可以选择在核价阶段开始谈判，也可以选择在这两个阶段开始谈判。

供应商可以填写谈判单价和谈判理由进行供应商报价谈判。

四、采购订单、合同管理采购申请完成申请后，业务部门根据不同需求分别提交采购申请，并关联采购申请单，进行采购材料管理，自动带出订单明细。

统一台账管理，提供多维查询功能。

实时准确传递交货期、进度、质量、技术要求等重要信息。

配送管理整合物流信息，实现企业与供应商之间物流信息的协同，支持建立需求拉动、进度实时跟踪的配置化实现各种接收模式，合理管理接收流程。

确保质控采购物料通过质量检验标准对不合格的物料，应注明质量检验结果、数量、处理方案等信息和供应商能第一时间确认并记录。

(质量管理)

对抵扣管理不合格、数量不足的物料，系统支持抵扣管理，生成抵扣单据，明确抵扣原因、项目、理由、金额等情况。

供应商可以在第一时间收到抵扣信息，并进行反馈，同意是否进行抵扣。

检验申请完成并下单提交货物检验后，需要提交检验申请书； 发票对订货单一对一完成材料检查。

合同申请需要在新供应商或新产品样品制作阶段与材料供应商签订采购合同。

对于签署了框架合同的采购，直接申请申请、采购订单、验收流程即可，而无需提交采购合同申请流程。

五、采购付款管理报表及发票管理订单接收执行后，双方均可提交报销申请，最终系统自动生成对账单并进行在线签名确认。

实现OCR图像识别、发票验证、快速开票、电子发票管理，在线进行发票审批。

付款管理结算完成后，采购员收到供应商的单据，系统可以参照采购订单、接收、单据收款三项匹配，生成采购付款申请，向财务系统进行付款。

(采购付款管理)

申请必须与采购订单相关联一个报销申请可以与对应于同一制造商的多个订单相关联。 付款金额由采购订单对应的验收金额管理。

采购统计采购综合统计表，支持多纬度查询； 每个与采购流程相关的采购申请单、采购订单、检验单、付款单、供应商、付款状态等信息流程管理登记簿，可以实现与其他流程的数据相关透明。

(采购统计)

六、报表管理根据门店管理要求，微配合连锁店超市，构建了各类材料数据报表。

补货建议报告：通过物料信息、店铺每日出入库信息统计分析系统数据，预测分析系统根据物料库设置的安全水位线和近7天的平均出库物品发布补货建议报告。

如果需要补充，自动为每个负责的物料负责人启动邮件和提醒流程。

出入库明细报表：汇总门店每日出入库明细信息。

可回收详细信息报表：汇总每个商店、每个月需要分配的物料和费用的详细信息。

总结整体合作，配合连锁超市，理顺和统一采购业务全流程，实现采购业务全流程管理，加强采购流程和费用管理，降低企业经营风险，为企业业务快速发展和复制管理奠定了坚实的基础。