会展业务流程（高等教育出版社)

会展业务流程

作者：张策

出版社：高等教育出版社出版时间：2008-02-01

开本：16开

页数：222

会展业务流程 版权信息

• ISBN：9787040230406
• 条形码：9787040230406 ; 978-7-04-023040-6
• 装帧：暂无
• 版次：暂无
• 册数：暂无
• 重量：暂无
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会展业务流程 节选

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会展业集商品展示、商贸交易和经济技术合作为一体，并兼具信息咨询、投资融资、商务
服务等配套功能，以其超常的关联影响和经济带动作用，成为近年来经济发展的热点。会展
业在促进贸易往来、技术交流、信息沟通、经济合作、人员互动和文化交流等方面发挥着日益
重要的作用，成为21世纪的朝阳产业。
进入新世纪后，我国经济发展进入新的阶段，高新技术的发展、信息产业的发展和国内
外贸易的扩大都对会展业的发展提出了新的要求，会展业面临着新的发展机遇。
进入知识经济时代，国际经济竞争的制胜筹码已经不再是一国所拥有的自然资源、资金
或一般意义上的劳动力，而是人才资源的数量、质量和实际发挥出的能量。改革开放二十多
年来，我国的会展业虽然发展比较快，但是起步较晚，与会展业发达的国家相比差距还很大。
事实上，这种差距归根到底在于会展业专业人才的数量与素质的差距。业界人士已提出：制
约我国会展业发展的瓶颈是“人才”。没有一大批精通业务的专业人员，中国会展业要赶超
世界水平是很困难的。
正是基于此，高等教育出版社组织编写的这套“五年制高等职业教育会展专业教材”，适
应了当前会展教育的当务之急，适应了会展教育迅速发展的需求，对会展教育的发展无疑将
起到“助推器”的作用。当然，任何事物都有一个从不成熟、不完善到逐步成熟逐步完善的发
展过程，会展教材的编写也不例外。应该说，这项工作还刚起步，要达到成熟与完善，还有很
长的路要走，有很多的东西需要去深入调查与研究。作者们通过编写本套系列教材正开始
进行有益的探索，希望这种探索能引到抛砖引玉的作用，为推动我国会展教育事业的发展作
出一份贡献。
前 言
随着我国社会主义市场经济的发展，会展业呈现出专业化、市场化、贸易化、国际化的特
点，特别是中国筹办2008年北京奥运会和2010年上海世博会，中国会展业正日益成为一个
新兴产业、朝阳产业，会展业以每年20％左右的速度迅猛发展，前景大有所为。
随着我国会展业的迅速发展，对会展人才的需求也日益旺盛，全国许多院校开展了会展
专业的学历教育和职业培训，搭建了由理论模块、实务模块、能力模块等构成的会展专业课
程体系。《会展业务流程》是其中的核心课程，也是一门学习、实践、认识和掌握会展业务操
作的应用课程。
我们为什么要编写这本《会展业务流程》?理由主要有两条：，是弥补会展专业学历
教育与培训实用教材的不足。从我国会展专业教材出版现状看，会展理论性方面的教材很
多，但是应用性较强的会展实务类教材比较匮乏。本书的编写，可以弥补这方面的不足。第
二，是满足、适应会展业界工作、活动和实践的需要。从会展工作、活动和实践的现状看，在
开展、搞好会展业务中有一个十分重要、必须解决的现实问题，就是如何寻找会展业务活动
的客观规律，如何制定和规范会展业务活动?于是，本书应运而生。
所谓会展业务流程，就是指通过应用流程及其设计的知识，在依据客观规律的基础上，
对展览、会议、奖励旅游、节事活动的业务流程，进行描述、分析、研究和设计、规范、运行，以
达到优化过程、提高效率和效益、终满足客户需要的目的。为此，我们根据会展业务流程
的研究对象，构成了本书的基本体系，全书分四个部分，共有十一个模块：部分(模块一
至模块五)，阐述了展览业务流程；第二部分(模块六至模块九)，阐述了会议业务流程；第三
部分(模块十)，阐述了奖励旅游业务流程；第四部分(模块十一)，阐述了节事活动业务流程。
其中，重点介绍了展览业务流程和会议业务流程。每一模块的结构由任务目标、主要任务、
项目活动、模块练习等部分组成。根据本书的内容和特点，既可以作为职业院校会展专业、
旅游专业的教材，也可以作为会展从业人员的参考书和岗位培训用书。
本书由张策统稿、修改、定稿。具体撰写情况如下：前言由张策编写；模块一、模块二、模
块三(初稿)、模块四、模块五由武晓芳编写，其中模块三由朱颖修改；模块七、模块八、模块九
由程卉编写；模块六、模块十由徐娥编写；模块十一由傅冰编写。王冀川参与了本书的撰写
组织工作，傅冰、程卉参与了本书的统稿工作。
本课程建议教学课时为90课时。
在本书的编写过程中，得到了会展业界、同仁、专家们的关心和支持。华东师范大学博
士、胡平教授，对本书的整体结构提出了许多十分宝贵的修改意见并审阅了全稿。上海工会
管理职业学院蒋达祥教授也极其认真地审阅了本书。具有丰富实践经验的廖亦兵高级经济
师对本书的体系框架提出了很有价值的建议。上海不少会展公司和专家对本书的内容提出
了很多建议。在此，作者一并表示感谢!
由于作者水平有限，加之编写时间仓促，对本书中存在的错误、不当之处和不尽完善的
地方，敬请同行、专家、读者们不吝赐教。
张策
2007年12月

话动2：理解展览服务业务总流程囤
一、展览信息服务
在展览期间的各个阶段出现大量的信息，直接关系到展览工作的顺利进行。展览信息
处理的基本功能包括：策划功能、管理功能、营销功能、信息发布、财务管理、人力资源管理、
后勤保障等。
二、展览住宿接待服务
饭店、餐饮等旅行接待等服务项目也是展览会主办单位为参展商和观众提供的重要服
务内容之一。在德国、美国等展览业发达国家，展览主办方十分注重旅行接待服务，在有些
大型展会所提供的服务指南中，仅饭店介绍就有几百页的篇幅。住宿安排服务是整个展览
服务中非常细小的环节，安排妥当，观众和参展商是不会过多留意的。尽管围绕一个展览的
所有后勤事务都很关键，但是如果在安排膳宿和稳妥到达展览地点的服务不能够让观众和
参展商感到满意，那么展览的议题就会被忽略，取而代之的是对于饭店膳宿的无休止的
抱怨。
当然，如果需要的住宿房间很少，也可以选择让观众或参展商自理。但是即使房间需要
很少，集体安排住宿也是有必要并有好处的。比如说如果在一家饭店预订20个房间住3个
晚上，可能饭店就会给予几个房间的优惠，这种优惠虽然不多，但是所有环节的优惠加在一
起，数目就很可观了；如果需要住宿的人较多，让这些人自己安排住宿是不可行的。原因如
下：首先在确定举办日之前必须了解饭店有没有可供使用的房间；其二，即使在问讯时是有
的，也不能保证在展览举办期间有闲置空房，因为饭店没有签订任何合同为展览活动预留房
间。而且在大多数情况下，展览举办期间的客房供应是不充足的。所以在没有合同的情况
下，客房供应很难保证。
三、展览旅游服务
从长期策划举办展会中积累的经验来看，参加展会的参展商和观众有相当人数是商务
人士，这些商务人士在展会开幕前后，有许多希望去一些产业集中的地区或市场集中的地区
实地深入了解一下有关商品信息和市场行情，或者到当地著名风景区去适度放松心情。为
了提高客户对展会的满意程度，作为对参展商和观众的一种附加服务，办展机构就有必要考
虑如何满足他们对展览旅游的这种需求了。
展览旅游与举办展会之间的关系要很好地满足参展商和观众对展览旅游的需求，首先
要弄清楚这两者之间的关系。一般来说，展览旅游是会展产业价值链的一个重要组成部分，
是会展的发展和延伸。举办展会时，参展商和观众参加展会是主要目的，参加展览旅游只是
参加展会活动的一种延伸和补充。办展机构在安排和筹划展览旅游时，必须注意到展览旅
游不能脱离展会而存在，它是依托于展会并服务于展会的。
参展商和观众对展览旅游的需求可能在展会开幕之前、展会进行之中，也可能在展会结
束之后，但一般来说，在展会结束之后比较多。参展商和观众对展览旅游的需求之所以在展
会开幕前后都有，是因为他们对展览旅游的需求主要来源于两个目的：一是商务考察，二是
观光休闲。从总体上看，展会开幕之前和展会进行之中的展览旅游主要是商务考察，展会结
束之后的展览旅游中商务考察和观光休闲都有。
话动3：掌握展览服务业务流程的要求
展会服务是一种高接触性的服务活动。不管是展前服务、展中服务还是展后服务，参展
商和观众在展会服务的各个过程中都有广泛的参与。
展会服务在本质上是抽象的、无形的，在很多时候，参展商和观众对展会的服务只能通
过感觉感受到而不能像触摸物品那样触摸得到。展会服务的无形性对展会既有有利的一
面，也有不利的一面。从有利的方面看，服务的“无形”使展会服务难以度量，这为展会提高
服务的技巧和满足客户的需要提供了极大的空间，为展会服务技巧的发展提供了广阔的天
地，并且，由于服务的“无形”使客户对展会服务看不见、摸不着，但客户却能通过某种途径感
受和享受得到展会服务的存在，这对通过提高服务质量来促进展会营销非常有利。从不利
的方面来看，参展商和观众的满意度较难监控，易使服务质量不稳定。因此，保持服务的品
质，力求服务始终如一，始终维持高水平是展会服务需要努力的方向之一。
由于服务的生产、消费与交易是同时进行的，展会工作人员在向客户提供服务的同时，
客户也就享受到了这种服务。在很多时候，客户只有而且必须加入到服务的流程中来才能
享受到该服务；同一个工作人员，很难同时在两个地方向不同的客户提供服务。展会服务的
不可分割性对展会有有利的一面：促使展会为更好地控制服务质量而不得不缩短服务流程，
精简服务渠道，更多地采用直接供给的服务方式提供服务；由于客户大量地亲自参与服务流
程，有利于展会和客户直接交流并建立更紧密的关系。展会服务的不可分割性对展会也有
不利的一面：许多服务展会服务人员只能“一对一”地提供给客户，这会给展会带来不便，如
展会开幕时大量的观众准备登记进场参观时极易造成混乱；服务质量的好坏在时间和空间
上较难协调，容易出现忙闲不均，影响服务的效率和质量。因此，展会必须充分考虑如何解
决服务供求不平衡所引致的矛盾。
随着会展行业的不断发展，展会规模的逐步扩大，展会品牌效益的不断凸显，会展服务
专业化被提到日程上。实现会展服务的专业化分工和专业化运作更能提高效率．带来更大
的经济和社会效益，因此会展组织者通常会把相关的配套管理与服务项目承包出去，如展台
搭建、运输代理、广告代理、市场调查、清洁保安服务等，自己则专心做好立项策划、招展招商
以及组织协调工作。只有这样，会展服务商才能发挥他们的专业特长，从而更加有效地提供
会展的配套服务。

在展览期问的各个阶段出现大量的信息，直接关系到展览工作的顺利进行。展览信息
处理的基本功能包括：策划功能、管理功能、营销功能、信息发布、财务管理、人力资源管理、
后勤保障等。其中营销、信息发布和信息管理是基本的功能，这三个功能相互联系，在时
间上不分先后，共同贯穿于展览的全过程。
话动2：营销功能流程酌内容和分析
营销的实质就是把各种信息通过多种渠道传达到客户可触知的范围，帮助潜在客户做
出购买决定；并且在活动进行中加深客户印象，为再次购买作铺垫。营销宣传在展览会的推
广和开展过程中起着很重要的作用，它是参展商和观众对展览会的认知和认可阶段。
一、展前
1．直邮信件
直邮信件可以采用多种形式，可以是一封短信或者是一张简单的印刷卡片，上面要涵盖
展览名称、地点、展期、主办单位、规模和重要的参展商名录等。要确保这种促销信件能够寄
至有具体的收件人姓名的收件处。这些信息可以从去年的参观者和参展商数据库中获取。