湖南机电职院：档案“三化”建设 让档案更有温度

红网时刻12月31日讯（通讯员 邹艳 钟艳）“真没想到毕业四十多年了，还能这么快捷地查到我的学籍档案，本来我还只是抱着试一试的态度来的，这次不但找到了学籍卡，还看到了年轻时候的照片，真难得！”这是12月27日一名年近六旬的老校友查档时发出的感叹，也是对学校档案工作的极大的肯定。

自开展党史学习教育来，为切实解决广大师生员工和校友查找档案难问题，湖南机电职业技术学院档案室积极推进档案工作“规范化、信息化、服务化”三化建设。

工作流程规范化，让群众“跑路”更少。

1990级一名校友因疫情无法来校查询档案，通过湖南机电职业技术学院微信公众号，了解到档案预约查询流程后，通过档案远程预约利用服务平台，不到半个小时，档案室便查询到了她所需要的学籍档案，并及时将档案邮寄给其本人。

为贯彻落实学校“我为群众办实事”实践方案，档案室从规范工作流程着手，切实解决广大师生和校友查询档案难的问题。

制定校友和师生线上、线下档案借阅、查询流程，并通过学院微信公众号好，向大家公布档案借阅、查询流程和方法。

面对校友查询学籍档案的利用需求，档案室在学院微信公众号中开设档案预约功能，待审核成功后，校友无需长途跋涉来校查询，档案室可以根据校友实际需求，采取微信、电子邮件、代发快递、多种形式将档案传递给校友，从而真正做到让校友少跑路。

信息化建设，让查询更便捷。

12月30日，一名从学校调走的、即将退休的老教师，近日遇到了一个难题，其所在单位进行干部人事档案审核过程中发现原湖南省包装食品机械学校已发生两次更名，现急需提供两次更名批复文件，否则将对其退休造成影响。

因工作原因，其无法本人办理，便委托学院其他老师代为办理。

走完档案借阅流程后，不到五分钟，档案室工作人员便将更名批复文件递到委托人手上，从而解决了这位即将退休老师的担忧。

截至目前，档案室已完成1984-2015年的新生录取审批表、注册表，毕业生花名册的共计15000千余页及近5000余页基建档案的扫描工作，并将扫描后的图片转化为可以查询的PDF，大大的提高了检索的速度，逐步实现学院档案信息化建设，让档案查询变得更加的便捷。

服务便民化，让群众更心暖。

为解决广大校友查档的痛点、难点问题，档案室推出教职工代理查档、电话查档、延时查档、网上查档等便民服务举措，服务过程中倾听群众诉求、立足解决问题、全程温馨服务、承诺限时办结，2021年来，档案室接待全校师生和广大校友档案借阅、查询档案共计900余件，其中校友查询档案达100余件，切实彰显了档案部门为民服务的责任担当。