西北大学职业技术学院西北大学成人高等教育2023届毕业生学籍档案相关工作的通知

各校外教学站（点）
为做好西北大学成人高等教育2023届毕业生学籍档案的相关工作，西北大学继续教育学院(以下简称“学院”)现将相关工作安排通知如下
学籍档案工作主要分为三个部分
一是学籍档案的建立与完善
二是学籍档案材料的审核与档案密封
三是学籍档案的分发与保管
一、学籍档案的建立与完善
学籍档案包含有学生在校就读时所录入的与个人相关的基本信息（如
姓名、家庭住址、身份证号等），以及与学校相关的信息（如
学号、入学时间、毕业时间、成绩表、学籍情况等）
1.纸质档案的建立与完善
学生学籍档案包含的材料有
学生登记表、学生成绩表、毕业生登记表、本科毕业论文评语表(专科学生无此项)
学籍档案材料的来源
“学生登记表”由校外教学站(点)指导学生本人在新生报到入学时填写该表
“学生成绩表”由学院教务科在学生学历注册前从学习平台中导出
“本科毕业论文评语表”是在学生论文答辩后由论文评审老师填写
“毕业生登记表”由校外教学站(点)指导学生在毕业注册之前填写

2.档案袋封面内容的填写
校外教学站(点) 在学籍档案报送学院审核前，安排专人填写并核对学生学籍档案袋上的信息，确保档案袋上的描述与档案袋内所附材料保持一致
二、学籍档案材料的审核与档案密封
校外教学站(点)在确定了要报送的预计毕业生数据后，首先将这些学生的档案材料（包括档案袋）进行一次复查，确保学生学籍档案填表材料中没有漏填、错填、涂改等
照片张贴符合要求
身份证彩色打印件大小适中、图像清晰，且张贴在正确位置等
1.在2023年5月8日至6月21日工作日内，各校外教学站(点)安排专人将入档材料和已填写学生信息的空档案袋一并带到学院
另外，各校外教学站(点)来学院封档案之前须在“西大继续教育联络管理群”先预约好时间，以免耽误大家时间
2.学院安排专人复核审查入档材料并为材料加盖公章
3.各校外教学站(点)工作人员现场封档并在档案袋封条上加盖学院公章
4.各校外教学站(点)将密封盖章的档案袋领回并妥善保管
三、学籍档案的分发与使用
1.学籍档案分发工作，主要由各校外教学站(点)完成，为学生发放学历证书的同时将学生学籍档案也一并发放给学生
特别说明
各校外教学站(点)组织学生如实填写档案材料，档案材料不允许有涂抹或更改，要严格审核，确保学生档案材料的真实性和严肃性不得弄虚作假
(1)学生登记表(含学籍信息卡)，表内照片须贴入学时2寸近期证件照片
身份证的彩印件大小适中，图像清晰
(2)毕业生登记表表内照片须贴2寸学历照片
(3)学生成绩登记表学生必须完成所有课程的学习及通过考试成绩合格，不能有空成绩或不合格成绩
学生成绩登记表是由学院统一打印，一式两份一份装档案中另一份交由学院保存
(4)论文评语表中签名必须手工填写
(5)学籍档案袋中的各类登记表中的应填项目务必如实，工整填写，且不留空白项
2.学籍档案保管
毕业生领取到个人学籍档案（密封盖章的）后，应及时前往户籍所在地的劳动人事部门或人才交流中心或工作单位（具有档案管理资质的企、事业单位），将自己的学籍档案进行托管
以后如需要使用档案中的材料，则持本人身份证到托管部门调取（复印+盖档案管理章）使用
学籍档案属于保密文件，档案密封后仅毕业学校学籍档案管理部门、档案托管单位可以拆封和再次密封，如果毕业生因私拆学籍档案导致该档案作废不能托管使用，后果由学生自负
另外，档案的转递也是有规定程序的，如果毕业生因户籍迁移、工作调动等需要迁移档案，则应按档案转递流程进行迁移

学院学籍档案管理 办公电话
029-88373461

西北大学继续教育学院
2023年4月25日

【附件1
学生学籍档案从建档到托管工作时间轴.pdf】
【附件2
学生登记表填表说明.pdf】
【附件3
毕业生登记表填表说明.pdf】